Conociendo a mi sistema; Area de menús> Menú de Configuracion.

Área de menús el cual contiene todos los menús disponibles para el uso del sistema tales como:

1. Menú de conflagración.- en este menú es en donde se emplea lo que es la personalización del Sistema con la información correspondiente al usuario, algunas de las opciones que se pueden configurar son: indicar la Serie y/o folios, agregar o editar Sucursal, seleccionar el logo y/o color del diseño de los pdf´s, agregar o modificar clientes, agregar o modicar usuarios, etc.
2. Menú de Facturación.- en este menú se pueden crear Facturas, Cartas Porte y Recibos.
3. Menú de reportes.- en este menú se podrán generar reportes mensuales o reportes de ERP.
4. Menú VER.- en este menú podrá consultar el tipo de cambio y el calendario.
5. Menú "?".- en este menú mostrara la información general del software.
6. Menú salir.- este menú se emplea como un acceso rápido para salir del sistema.

A continuación se explicara un poco mas a detalle cada uno de los Menús que ya mencionábamos.

1.- Menú de configuracion.-

Las opciones que tiene este menú son:

• Mi sistema.- esta ventana te permitira "guardar", "eliminar" y/o "limpiar" la información ingresada en la misma y a continuación explicare cada uno de los campos que este contiene.

                              1. Alias Sucursal-Matriz.- aquí es en donde se seleccionara la "matriz" o sucursal desde la cual se esta empleando el comprobante fiscal.

                               2. Matriz Sucursal.- aquí se indicara cual es la "matriz/sucursal"

                               3. Ingresar información de Sucursal/Matriz.- aquí deberá ingresar la información que quiere que aparesca en sus comprobantes fiscales así como son: Calle, No. Exterior, No. Interior, Colonia, CP, Localidad, Municipio, Estado y País.

                       4. Teléfono  Email.- deberá introducir su número de teléfono y email.

                       5. Asignación de folios.- deberá ingresar la fecha de asignacion de folios la cual deberá coincidir con la establecida con el SAT para evitar problemas posteriores.

                        6. Archivo de Licencia de Identificacion.- deberá indicar la ubicación de su licencia de identificacion.

                           7. Guardar.- Aquí se selecciona para guardar los datos introducidos en la ventana anterior de la matriz ó sucursal que este seleccionada en "Alias Sucursal-Matriz".

                           8. Eliminar.- Borra la sucursal ó matriz que se encuentre seleccionada en "Alias Sucursal- Matriz".

                         9. Limpiar.- limpiara el contenido de los campos de la ventana.

• Mis Series y Folios.- En este menú podremos encontrar las herramientas para agregar una nueva serie/folio y editar o consultar los datos de alguna serie/folio existente y a continuación se explicara el contenido de la ventana:

1. Actualizar.- Refresca los datos de Series y Folios que hayan sido configurados en el sistema.
2. Eliminar Serie.- Borrara la Serie/Folio a la que pertenezca el botón.

       Al dar click en el botón de borrar emergera una ventana para confirmar la eliminacion.

•      Mis Clientes.- En esta ventanilla podremos capturar, modificar ó eliminar a alguno de mis clientes ya ingresados en mi base de datos ó que están por ser agregados; a continuación se explicara el contenido de esta ventanilla.

1. Razón soc/Nombre.- Aquí se colocara el nombre ó razón social con la que se guardara, modificara o eliminara este cliente.

    2.   RFC.- Este apartado es obligatorio y debe contener solo el RFC del cliente y este debe coincidir  con los datos ya establecidos (nombre,dirección,etc.)

     3.   Domicilio Fiscal del Cliente.-  Aquí deberá contener la dirección (Calle del domicilio fiscal), No. Exterior (número exterior del domicilio fiscal), No. Int. (número interior del domicilio fiscal o puede quedar N/A si no cuenta con este), Colonia, CP, Localidad, Municipio, Estado, País.

   

      4. Teléfono, E-mail.

       5. Guardar.- Al dar click en esta opción se guardaran los datos introducidos en la ventana anterior.

      6. Eliminar.- Borrara al cliente con la Razón social/Nombre o RFC indicada.

       7. Limpiar.- Al dar click en esta opción se borrara la información introducida en los campos.     

• My logo.- En este menú usted podrá agregar un logo a sus facturas, carta porte o a sus recibos impresos; a continuación se mostrara el contenido de esta ventanilla: 

1. Cargar Logo.- Deberá dar click en la casilla de "?" para indicar la localizacion del logo de su impresa que quiere que se imprima en sus comprobantes.

       2. My Logo.- Una vez localizado el logo deberá dar click en "My Logo" para guardar su información.

      3. Limpiar.- Si no esta conforme con el logo que tiene puede borrar el contenido de esta ventana dando click en "Limpiar" y estará listo para cargar otro logo.

         

• Importar/Exportar Archivos.- Importa/Exporta información del archivo que se indique para agregar/extraer la información de Artículos ó Clientes en la base de datos del sistema.

Los Archivos que vallan a ser importados para agregar a la base de datos del sistema la información que contienen deberá tener el formato *.csv, en los siguientes apartados se explicara el contenido y procedimiento para este menú:

    a) Crear un nuevo archivo de Exel, dar click en el botón de "guardar como" y seleccionamos "otros formatos" (solo si su programa muestra la opción) y se desplegara una ventana.

   b) Nombre del Archivo: Indicar el nombre y la dirección en la cual se almacenara el archivo que se creara con la información de sus clientes o artículos (estos deberán de ser independientes).

  c) Tipo: Deberá seleccionar en la lista de tipo ".CSV (DELIMITADO POR COMAS)" ó "ARCHIVO SEPARADO POR COMAS (.CSV)" el tipo de archivo dependerán de la versión de Exel con la cuente.

  d) Ahora, el archivo cuenta con el formato que es requerido para su sistema de facturación con CBB por lo que podrá comenzar a introducir la información de sus Clientes (ver inciso "e") o de su Articulo (ver inciso "f").

  e) Clientes: el orden correcto y necesario para su archivo es el siguiente:

        COMO POR EJEMPLO:

  f) Artículos: El formato que deben contener los campos es el siguiente:

      UN EJEMPLO SERIA:

Una vez establecidos los formatos nos mandara a una ventanilla en la cual se realizara parte del procedimiento para poder importar/exportar sus archivos.

En los campos 1 y 2 indican el delimitador de los campos contenidos en el archivo a importar/exportar:

1. TAB.- Corresponde a archivos delimitados por tabuladores, si creo el archivo como se describió anteriormente desactive esta casilla.
2. Separador.-  Se emplea para archivos que tienen como delimitador un carácter, el cual deberá de ser ingresado en el espacio correspondiente y señalado en la imagen y si creo el archivo como se describió anteriormente deje en el campo la coma.

  3. Artículos.- Al presionar este botón se despliega una ventana, en donde se seleccionara el archivo a importar o la ubicación y el nombre del archivo a exportar con la información de los Artículos y se presiona el botón "Abrir"

En la misma ventana, deberá indicar el tipo de archivo que se Exportara/Importara y puede elegir en dos formatos:

            A) Delimitado por Comas (.CSV)(recomendado)

            B) Delimitado por Tabulador (*.txt)

  4.  Clientes.- Al dar click en esta opción se despliega una ventana similar a la de la imagen anterior, en donde se seleccionara el archivo a importar o la ruta donde se almacenará el archivo a Exportar con la información de los clientes.

 En la misma ventana, deberá indicar el tipo de archivo que se Exportara/Importara y podrá elegir entre dos formatos:

       A) Delimitado por Comas (.CSV) (RECOMENDADO)

       B) Delimitado por Tabulador (*.txt)

• Avanzadas

Permite configurar distintas opciones del sistema así como son: Uso de Donatorias, Uso de Personalizaciones, Precisión y Moneda, Uso de Campos adicionales y Uso de servicios:

1. Información para Donatorias: En esta sección se activara el uso de donatorias y se ingresan los datos del permiso para su utilización.

  A) Permiso para recibir Donativos Deducibles: Esta opción se activara solo si se desea utilizar donatorias en tus Comprobantes Fiscales, de lo contrario desactivarlo.

  B) No. autorización y Fecha de autorización: Indicar los datos correspondientes a su permiso para recibir donativos deducibles (Tome en cuenta que esta información se incluirá en sus Comprobantes Fiscales).

  2. Templates InvoiceFormat: en esta sección se proporcionan los archivos necesarios para utilizar templetes diferentes a los que el sistema configura por defaul para sus comprobantes fiscales impresos, es decir, puede incluir una personalizacion.

    A) Usar mi configuracion.- Esta función se activara solo si desea configurar un nuevo templete para sus Comprobantes Fiscales Impresos (el sistema desplegara una ventanilla de advertencia), de lo contrario desactive esta función.

   B) Templete e InvoiceFormat.- Deberá hacer click en los iconos con forma de "lupa" (que se muestra en la siguiente imagen) para seleccionar los archivos "templetes.xml" y "perFormat.xml" según correspondan, para configurar su nuevo templete o personalización.

  3. Precisión y Moneda.- En esta sección se configurara los decimales y la representacion de moneda para sus comprobantes fiscales.

       A) 6 Decimales: Esta opción sera activada solamente si desea una precisión de 6 decimales, de lo contrario desactivela; por defaul el programa utilizara 2 decimales.

      B) Representacion de Moneda: Solo ahí dos opciones en la representacion de la moneda y son "MXN" y "MN"

  4. Campos adicionales de Captura: En esta opción de la ventana se configuran los campos adicionales que se deseen utilizar en los Comprobantes Fiscales.

           A) Usar campos adicionales: Si desea incluir campos adicionales a sus Comprobantes Fiscales active esta casilla, de lo contrario desactivela.

         

           B) Servicios: Activar esta casilla para incluir el importe de servicios en sus Facturas, Carta Porte y Notas de crédito, de lo contrario desactivela.

           C) Campo Adicional 1,2,3,4,5 y 6: Ingresar el nombre para cada uno de los campos adicionales, tal y como sea que se impriman en los Comprobantes Fiscales.

   5. Guardar: Aplicara todos los cambios efectuados en la ventanilla anterior para la configuracion del sistema.

   6. Cancelar: Cierra la ventana sin guardar los datos de configuracion del sistema.

• Mis usuarios

Contiene las herramientas para agregar o eliminar usuarios del sistema, con la opción de restringir permisos de acceso a ciertas funciones del mismo.

  1. Agregar.- Aquí se agregaran los usuarios, dando como referencia un nombre y una contraseña.

   A) Usuario: Ingresar el nombre del nuevo usuario.

   B) Contraseña: Indicar una contraseña para el usuario a agregar.

  C) Tipo: Seleccionar algún tipo de usuario, normalmente el administrador no tiene restricción alguna por lo que al seleccionar este tipo tendrá todas las funciones disponibles para su uso.

  

2. Usuarios agregados.- Se despliega un enlistado con los usuarios agregados al sistema con anterioridad.

   3. Permisos.- Se enlistan todas las funciones del sistema que pueden ser restringidas para el usuario que se esta agregando, al desmarcar la casilla de la función, el usuario que se esta agregando no podrá utilizar esa función.

   4. Eliminar.- Se borrara de la base de datos el usuario que se selecciono en la sección de "usuarios agregados" de la ventana.

   5. Agregar.- Se agregaran los datos del nuevo usuario al sistema, al dar click en esta opción se desplegara una ventanilla la cual indicara su contraseña.

• Mis Licencias

Este menú te permite agregar licencias a tu sistema, con ellas puedes generar nuevos Comprobantes Fiscales.

   1. Licencias de uso.- En este apartado se enlistan todas las licencias que se hayan guardado en el sistema, indicando el número de folios disponibles y la serie a la que pertenecen.

   2. Agregar Licencia.- Al dar click en este apartado se desplegara una ventanilla en la cual se indicara la ubicación de la nueva licencia, seleccionaremos el archivo y daremos en "abrir"

• Configuracion CBB

En este menú usted podrá configurar su sistema CBB para poder generar diferentes tipos de Comprobantes Fiscales: Facturas, Recibos, Cartas Porte.

1. Factura, Recibo, Carta Porte, Nota de Crédito: En esta sección aparece una ventana como la de la imagen, en esta ventana daremos click en la pestaña que contenga el Comprobante Fiscal que se desea configurar para poder generarlo correctamente.
2. Cambiar: Al hacer click en este apartado se desplegara una ventana en la cual deberemos seleccionar la ubicación de su dispositivo de Seguridad CBB que descargo desde la pagina del SAT cuando realizo su solicitud de Series y Folios. Una vez seleccionado el CBB daremos click en "abrir"
3. Información de Configuracion: Completar la información de "Series y Folios" que indicó al SAT cuando realizó su "Solicitud de Series y Folios de Facturacion Impresa con Código de Barras Bidimensional". (SUCURSAL, No. DE APROBACION, SERIE, FOLIO INICIAL, FOLIO FINAL).
4. Guardar: Al dar click en este apartado se almacenara la información introducida en la pestaña del Comprobante Fiscal seleccionada.